Hotelsoftware Handbuch Reservations

Reservations

Ingresar/Editar reservación individual

El período de reservación deseado es seleccionado en el gráfico de habitaciones usando el botón izquierdo del ratón. Confirme en la barra de navegación con el botón “Reserva“. Si el cliente ha sido huésped con anterioridad, lo puede encontrar en el registro de huéspedes usando la función “Buscar”. Si no se encuentra, introduzca la dirección correcta. En el campo “Nombre abreviado” debe introducir un dato representativo, ya que este dato solo puede existir una vez en la base de datos, p. ej., Perez-López, Perez-Madrid. El país también debe ser introducido ya que es importante si se desea generar estadísticas mensuales de huéspedes por país. El précio estándar de la habitación aparece en el campo derecho, bajo “Servicios diarios”; de ser necesario, se puede introducir una tarifa especial. Al hacer doble click en “Servicios diarios” la función para búsqueda de artículos aparece y es ahí donde se pueden introducir otros cargos como pensión completa o media pensión por día. El campo de opción, “Estado de pago”, determina quién paga la cuenta, las posibilidades son: El huésped paga todo, la empresa paga todo o extras son pagados por el huésped (en este último caso la empresa paga el alojamiento, el huésped paga los extras). La dirección de la compañía está indicada en la página de datos “Datos de empresa de cliente” .Una cuenta para la compañía así como una cuenta para el huésped son generadas automáticamente en el archivo. Los cargos son, entonces, registrados en las cuentas correspondientes. Usted puede encontrar información adicional  en la sección de “Cuentas”.

Anotaciones sobre el huesped/información adicional

Ala izquierda de la reservación, seleccione la página “Datos personales”. Aquí puede introducir la fecha de cumpleaños del huésped o de su acompañante así como el estatus del huésped, ej. VIP, huésped habitual. También, comentarios, como por ejemplo, preparar fruta o bolsa de agua caliente en la habitación, pueden ser anotados aquí. Estos comentarios son indicados en la parte baja del gráfico de habitaciones y se encuentran también en las listas de mucama y de llegadas.

Editar reservación

Haga click en la reservación con el botón izquierdo del ratón y confirme en la barra de navegación con el botón “Reserva”. Aquí se puede editar la reservación (Ej. Alterar la fecha de llegada o salida). Bajo la opción “Servicios diarios”, se pueden introducir cargos adicionales a la cuenta del huésped. Al hacer doble click en el espacio en blanco que se muestra bajo “Servicios diarios”, se llega al cuadro de opción “Buscar artículo/Servicio”. Seleccione el cargo deseado y confirme con el botón “aceptar”

Opciones de Reservación

Vaya a “Opciones” en la parte superior derecha de la reservación. Marque “poner como opción la reserva”. La fecha cuando la opción debe expirar puede ser introducida en el espacio. También puede indicar, cuantos días antes de la fecha de llegada, la opción debe expirar. La fecha entonces será actualizada automáticamente. Si usted desea puede marcar que la opción sea automáticamente eliminada una vez que la fecha opcional ha expirado.

Depósito de la Reservación

Si se requiere un depósito, marque la opción “Solicitar una suma de depósito”. Aquì puede introducir la fecha de pago, la cantidad y si desea un porcentaje de la cantidad total. Esta información es automáticamente transferida a la confirmación de la reservación. Una vez que se reciba el depósito, la cantidad puede ser introducida como “pago a cuenta” en la cuenta del huésped.

Historial del Huesped

Al lado izquierdo de la reservación se encuentra la página de datos “Historia”. Aquí se puede ver información actualizada del huésped:  Número de llegadas, estadías y el total de las cuentas cargadas en el presente año y el año anterior. Adicionalmente puede ver reservaciones futuras de este huésped.

Reservaciones de grupo

Selecione en el gráfico de habitaciones el período deseado para la reservación del grupo, utilizando el botón izqierdo del ratón y confirmando con el botón “Reserva de grupos” en la barra de navegación. Introduzca la dirección de la empresa. Esta dirección no se refiere al huésped. Si la empresa tiene una tarifa especial, esta puede ser seleccionada marcando el casillero “obtener lista de precios” o ser introducida directamente. Si requiere resaltar este grupo en el gráfico de habitaciones, es posible seleccionar un marco de color. El marco de color será mostrado en el gráfico de habitaciones alrededor del área del huésped. Si todas las habitaciones sencillas y dobles van a ser ocupadas por sólo una persona, elimine la marca en “Número de personas de acuerdo a categoría” e introduzca el número deseado de personas por habitación.

Reservaciones de grupo con nombre de huesped

Esta aplicación es identica a la reservación sin nombre de huésped. La única diferencia es que aquí se puede ingresar directamente el nombre del huésped,  habitaciones individuales y el número de personas en cada habitación. Sólo edite todas las entradas de la lista.

Reservación por categoria

Seleccione “reservación por categoría” en el campo superior derecho de la reservación. La diferencia con una reservación individual es que se pueden seleccionar mas habitaciones de una categoría. Se pueden agregar renglones de este modo. Por ejemplo: 5 cuartos sencillos de 101 al 106, 7 cuartos sencillos del 110 al 115,  6 cuartos dobles del 120 al 126. Para cada reservación con períodos diferentes o categorías diferentes, un nuevo renglon debe ser introducido.