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Oficina

Company data

Oficina / Administración de la empresa / Datos de la empresa

Ingrese su dirección.  Por favor tenga en cuenta que cualquier modificación a la dirección puede afectar su licenciamiento. Si tiene alguna duda, póngase en contacto con nosotros. ¡LA ELIMINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE SU COMPAÑÍA, CONDUCE SIN FALTA, A LA ELIMINACIÓN DE LOS DATOS COMPLETOS!!! La dirección en  “linéa de remitente” aparece en un sobre con ventana. En las páginas de datos ”Cuenta de banco” e “Impuestos” puede ingresar sus datos bancarios así como los códigos internacionales (IBAN, código de banco, código SWIFT, NIF, Número de IVA). Hasta 5 claves diferentes de I.V.A. pueden ser ingresadas. Si en el futuro un cambio de la tasa de impuesto está planeado esto puede ser anotado anteriormente y  así no es necesario hacerlo en el diá fijado

 

Ajustes de los datos de la empresa

Determine si siempre se debe solicitar un depósito cuando se realiza una reserva, También debe especificar el importe del depósito y cuantos días por adelantado se debe recibir. Una hora de llegada estándar  para las reservas puede ser ingresada (18:00). Determine cuantos días la reserva de huéspedes que no llegaron (No Shows) debe permanecer. Como estándar se debe elegir 20 días y así tiene la posibilidad de preparar una factura de cancelación. Por último puede determinar  quién paga una cuenta:

1. El huésped paga todo

2. La empresa paga todo

3. El huésped paga suplementos, por ejemplo: teléfono, minibar, restaurante; y el alojamiento es pagado por la empresa.

 

Fichero de Direcciones

Oficina /Administración del cliente / Direcciones

Ingrese la dirección del huésped. El nombre abreviado del huésped es muy importante y debe estar presente solo una vez en el archivo de huéspedes. Por lo tanto, para nombres que son comunes, se debe elegir una forma específica de representarlos como por ejemplo Perez – Juan, o Perez – Madrid. Sólo es posible obtener un archivo de huéspedes adecuado, si los huéspedes son asignados correctamente a las reservas. Por lo tanto, debe ingresar siempre la dirección completa del huésped. Esto le permite utilizar los datos de direcciones para cartas de texto estándar y para la evaluación del volumen de ventas. Distinga entre huésped individual, empresa, agente o preguntas. Un huésped individual puede ser adjudicado a una empresa. Si es así, se abre un campo adicional “Dirección de factura es siempre la dirección de la empresa”. Si marca esto, entónces la factura del huésped será siempre enviada a la dirección de la empresa. En “Datos personales teléfono” puede hacer anotaciones sobre el huésped como por ejemplo periódico diario o frutas frescas en la habitación. Esta información es integrada automáticamente en la reserva y es indicada en la parte baja del gráfico de habitaciones. La leyenda de huésped le indica alojamientos pasados del huésped con el número de habitación y  detalles de ventas, así como reservas anuladas. En “Selecciones” puede asignar huéspedes a grupos especiales, p. ej., ciclista, cliente habitual, VIP. Estas categorías pueden ser utilizadas más tarde para cartas de texto estándar.

 

Estado/Titulo

El status de huésped puede ser, p. ej., VIP, VIP2,  huésped habitual. El status puede ser asignado directamente en la reserva. Los diferentes títulos de los huéspedes pueden ser ingresados aquí, p. ej., Dr., Catedrático.

 

Tratamiento

Ingrese las diferentes formas de saludar, como por ejemplo, Familia, Sr., Sra. etc. Aquí se genera un tratamiento automático para preguntas y  confirmaciones de reservas.  El texto de carta “Estimado / Estimada”  puede ser acompañado de los campos que usted seleccione: tratamiento, titúlo, nombre, apellido., El encabezamiento en una carta, por ejemplo,  pudiera ser: Estimado Sr. Ernesto Perez o Estimada Familia Gómez

 

Selección

Ingrese varios criterios de selección, como por ejemplo, motociclista, huésped habitual, huésped de cura de salud. Las selecciones para cada huésped aparecen en el índice de dirección bajo “Selecciones”. Varios criterios pueden ser elegidos aquí para un huésped. La diferencia al estado de huésped consiste en  que un estado de huésped sólo puede ser asignado una vez

 

Categorias

Categorías se refiere a los tipos de habitaciones que un establecimiento tiene. Las categorias, que generalmente se utilizan, son HI para habitación individual, HD para habitación doble,  y por ejemplo, Twin para una habitación doble con 2 camas individuales. En “Identificación de Categoría” debe utilizar la forma abreviada, p. ej., HI o HD. El “Número máximo de camas” se refiere a la ocupación estándar de una categoria, 2 camas en una HD, 1 cama en una HI. Si marca el casillero “uso especial”, la habitación no será incluída en la estadística de utilización. Habitaciones  de uso especial son, por ejemplo, salas de conferencia. Estas son ocupadas pero no son verdaderas habitaciones. En “tarifas fijas por número adecuado de personas” se debe ingresar el número de personas que pueden ocupar una categoría, por ejemplo, en la categoría HD, para ocupación con una persona HD1, con 2 personas HD2. Los precios, de acuerdo con la ocupación, se ingresan en Oficina / Administración de la empresa / artículo servicios /artículo servicios.  Textos para la confirmación de una reserva pueden ser anotados de acuerdo con el número de personas en una habitación. En general, en una factura solo es necesario anotar “Alojamiento, habitación individual”. Sin embargo, en la confirmación de una reserva es mejor incluir un texto más detallado como  “Habitación individual con desayuno de tipo buffet”. En artículos adicionales puede introducir otros artículos a la categoría, Por ejemplo si una habitación debe ser siempre reservada con media pensión.

 

Habitación

Aquí puede ingresar las habitaciones y los cuartos especiales. A cada habitación se le debe dar un número y si desea también le puede dar un nombre, p. ej., Madrid, Suite de presidente.... Después, la habitación es asignada a la categoría apropiada -  HI, HD, Conf. (Sala de conferencias). Las salas de conferencias son cuartos de uso especial y no aparecen en la estadística de utilización. También se pueden incluír características especiales de una habitación como no fumador, vista al mar, balcón. Esto le puede facilitar la asignación de una habitación a un huésped. Los cuartos pueden ser clasificados en el gráfico de habitaciones según estas características. Si una habitación está siendo modernizada o ampliada usted puede ingresar la fecha, a partir de la cual,  la habitación está disponible de nuevo. Además extensiones telefónicas pueden ser asignadas a una habitación y así llamadas telefónicas se pueden facturar directamente a la cuenta del huésped.

 

Listas de precios

Oficina/ Administración de la Empresa/ Artículo Servicios/ Asignar Listas de Precios

Aquí puede asignar, en las diferentes listas de precios, los precios a los artículos y servicios ingresados,. Primero, vaya a “edición de lista de precio” y elija la lista de precios en la cual desea trabajar. Arriba, a la izquierda puede seleccionar el grupo  donde se deben hacer los cambios.  Generalmente sólo se hacen cambios en las listas de precio para alojamiento pero los precios para bebidas y comida también pueden cambiarse. Si usted elige “Hospedaje” entonces todos los precios para alojamiento aparecen, eg: HI, HD, Suite. Haga click en  HD y pulse “Selección”. En lel campo que aparece en la parte de abajo puede ingresar el precio nuevo. También puede ingresar un texto de factura diferente,      p. ej., Habitación doble, Temporada alta. Además precios diferentes a partir de un número determinado de estadías pueden ser ingresados. Por ejemplo, si un huésped debe pagar menos después de 5 pernoctaciones, entonces debe ingresar 5 en el primer campo y al lado el precio nuevo.

 

Grupos de Servicio

Indique sus diferentes grupos de ventas / servicios. Los 4 grupos principales: hospedaje, comida, otros y bebidas están determinados por el sistema y no se pueden cambiar. Si desea puede dividir el grupo bebidas, por ejemplo, en los grupos de venta: bebidas calientes, vino, champán y licor.

 

Charges/items

Oficina/ Administración de la Empresa/ Artículo Servicios/  Artículo /Servicios

Aquí puede ingresar los artículos y servicios individuales. Como identificación pude utilizar un número o una abreviatura del nombre. Primero debe determinar si un artículo se debe facturar por persona y si, en general, el artículo se puede descontar.  La clave de impuesto debe ser 1 = 16% o  2 = 7%. Además del precio de venta actual, un precio de venta futuro puede ser introducido. Este será considerado en reservas futuras. Si es necesario, usted puede también añadir un texto adicional para la confirmación de reservas o para facturas. Para  el grupo de ventas “Hospedaje” es posible realizar ajustes adicionales. Usted puede decidir si el desayuno, el almuerzo o la cena estan incluídos en el precio. Esta información es traspasada automáticamente a las listas de cocina.

 

Grupos de Eventos

Oficina/ Administración de la Empresa/ Artículo Servicios/ Grupos de Eventos

En “Grupos de eventos”, varios eventos similares pueden ser juntados en un grupo. Por ejemplo, los eventos CeBit, IBERJOYA, y SIMA pueden reunirse en el grupo “Ferias” y  las temporada alta y baja pueden juntarse en el grupo “Temporadas”.  Para cada grupo de eventos puede seleccionar un color y un tipo de letra diferente. Esto aparece después en el gráfico de categorías. En “Prioridad” puede determinar la importancia de cada grupo. Si, por ejemplo, 2 eventos coinciden y el precio de feria tiene una prioridad más alta que el precio de temporada, entonces este debe ser puesto en el primer lugar.

 

Eventos

Oficina/ Administración de la Empresa/ Artículo Servicios/  Eventos

Temporadas, ferias y fin de semana pueden ser ingresados como eventos. El evento fin de semana se debe asignar al grupo de eventos “Fin de semana”. Los precios correspondientes pueden ser ingresados en la lista de precios “Fin de Semana”.  Si los precios no son diferentes al precio estándar, entonces no es necesario escoger una lista de precios especial. Si un evento es sólo válido ciertos días de la semana debe marcar “aplicable solo ciertos días de la semana”. Los días de semana pueden seleccionarse en el campo que aparece.

 

Empleado

 

Oficina/ Administración de la Empresa / Personal / Empleado

Ingrese como nombre una abreviatura o el nombre del empleado. La abreviatura se utiliza entre otras cosas para confirmaciones de reserva y facturas. Las funciones que un empleado puede ejecutar en el programa están  asignadas a los grupos de acceso. En “Idioma” puede seleccionar el idioma para el menú, p. ej., alemán, inglés o español. Otros datos como dirección, número de teléfono y otras informaciones diversas se pueden ingresar en las páginas de datos “Dirección” y “Datos personales”.

 

Grupos de usarios/Autorización

Oficina/ Administración de la Empresa / Personal / Grupos de usuarios - Autorización

Primero que todo debe de ingresar los diferentes grupos de usuarios, por ejemplo, gerente, recepción, empleado, aprendiz. Después vaya a “Oficina/ Administración de la Empresa / Personal / Autorización” y elija en “Derechos para usuarios” el grupo de usuario que usted desee y determine los derechos de acceso de este grupo en el programa. Por ejemplo el empleado puede realizar todo lo pertinente a reservas o sólo realizar nuevas reservas y hacer cambios pero no cancelar una reserva.

 

Tipos de Reservas

Oficina/ Administración de la Empresa / Parámetro / Tipos de Reserva

Si usted desea, aquí puede ingresar las diferentes formas de hacer una reserva, p. ej., por teléfono, Email, carta, Expedia. El tipo de reserva puede ser añadido directamente a la reserva.

 

Modo de pago

Ingrese los modos de pago aceptados. – Dinero en efectivo - pago en efectivo, MC - MasterCard, EC – Tarjeta EC, DEB - Deudor. Cada modo de pago debe ser adjudicado a un grupo de pago. Los grupos de pago son resumidos en las facturaciones diarias y mensuales, eg: MasterCard y Visa bajo tarjetas de crédito. El campo “Posición” se refiere a la frecuencia que un modo de pago es ulilizado. Los modos de pago usados con mayor frecuencia deben encontrarse en primer lugar. La numeración es de 0 a9.

 

Términos de Pago

Oficina/ Administración de la Empresa / Parámetro / Términos de Pago

Diferentes términos de pago pueden ser establecidos. Usted puede especificar cuando huéspedes determinados deben recibir un descuento. Indique simplemente en “cálculo automático” cuando el descuento expira, los días de descuento y el importe del descuento. La calculación de la fecha respectiva sucede automáticamente. Si usted no desea un cálculo automático, un texto puede ser ingresado, p. ej., pagable enseguida solamente neto. Los términos de pago pueden ser incluídos en el fichero de huéspedes o se pueden añadir a una factura antes de imprimirla

 

Texto de pie de página

 

Oficina/ Administración de la Empresa / Parámetro / Texto de pie de página

Textos de pie de página pueden establecerse para las diferentes áreas, como por ejemplo, para facturas, confirmaciones, ofertas, y preguntas. El texto de pie confirmación es utilizado solamente para la confirmación de una reserva. Esto le permite ingresar varios textos estándares con los cuales usted puede  preparar confirmaciones  o  facturas individuales.